Une diversité des contrats
La fonctionnalité relative aux contrats permet de saisir un certain nombre de contrats sur la plateforme.
Elle est divisée en plusieurs grandes catégories de contrats : les avant-contrats, les fournisseurs, les acheteurs, et les contrats de partenariats ou encore les autres contrats.
Ces catégories permettent d’appréhender une diversité de contrats : les accords de confidentialité, les contrats de vente, les contrats de fournitures, les contrats de prestations, les partenariats commerciaux, les lettres d’intention…
Une fiche signalétique
Pour chaque dossier contrat ouvert, une fiche signalétique est établie par l’utilisateur.
Les éléments composant la fiche signalétique ont été déterminés en lien avec notre partenaire TRINITY Avocats afin de répondre aux besoins des entreprises. Ils sont adaptés à chaque type de contrat choisi.
Elle permet de viser les éléments essentiels du contrat sans avoir à lire l’ensemble du contrat. Elle est donc primordiale puisqu’elle remplit une fonction de synthèse.
La fiche signalétique peut être paramétrée sur mesure par l’ajout de champs supplémentaires ou par leur modification qui est toujours possible.
L’évolution du contrat
La fonction suivi de la plateforme se retrouve dans l’item contrats puisqu’elle permet d’en suivre la création, la négociation et la modification.
Comment est fait le suivi ?
- Par l’ajout de toutes les versions du contrat qui seront attachées au dossier ;
- Par l’archivage automatique des courriels et de leurs pièces jointes relatifs aux contrats grâce à des adresses mails générées spécifiquement sur chaque dossier ;
- Par la création des tâches et workflows ;
- Par la mise en place d’alertes signalant le renouvellement ou l’expiration du contrat.
En utilisant le navigateur Internet Explorer, il est même possible d’accéder au document en ligne. Toutes les modifications pourront y être effectuées directement. Aucun besoin d’enregistrer le fichier sur son poste de travail.
Cette fonctionnalité permet une plus grande fluidité dans le traitement des dossiers et des workflows.
